Регламент работы с тендерами на площадках Bidzaar и B2B-центр

Кто работает по регламенту: два сотрудника — тендерный специалист (ТС) и смежный сотрудник (СС). Решения о цене и о подписании принимает руководитель.

Зачем нужен документ. Сейчас всю работу тянет один человек, а второму задачи ставятся разово и без срока — отсюда простои и заявки, поданные в последний час. Регламент закрепляет: кто владелец каждого этапа, что и к какому сроку передаётся между двумя сотрудниками, что проверить перед отправкой заявки и что делать после объявления результата.

Как пользоваться. Распечатать и держать на столе у обоих. Разделы 3 и 6 — рабочие: по ним сверяются каждый день. Раздел 5 (чек-лист) заполняется по каждой заявке до нажатия кнопки «Подать».

Что здесь факт, а что наша оценка. Правила площадок — факт, сверены с их публичными страницами (ссылки в разделе 11, проверено 28.08.2026). Сроки внутри компании — наши нормативы, назначенные под объём более 30 процедур в месяц. Через месяц работы по реестру их нужно пересчитать по факту.

---

1. Основные правила, которые не обсуждаются

Эти шесть правил важнее всего остального в документе. Если выполняются только они — процесс уже перестаёт быть хаотичным.

1. Ни одна процедура не существует вне реестра. Решили «идём» — в ту же минуту появилась строка в общей таблице. Нет строки — значит, работы нет и спросить не с кого.
2. У любой передачи задачи есть дата. Запрос от ТС к СС без даты «нужно к» не принимается к исполнению.
3. Результат от смежного сотрудника нужен за 1 рабочий день до окончания приёма заявок. По договорам — за 2 рабочих дня до срока подписания.
4. Заявка отправляется не позднее чем за 4 часа до окончания приёма. Всё, что не готово к этому моменту, — не подаётся; причина записывается в реестр.
5. Нет утверждённой предельной цены — на торги не выходим. Лимит утверждается вместе с решением «идём», а не в день торгов.
6. Закупку не берём в работу, если до окончания приёма осталось меньше 2 рабочих дней (для заявки с технической частью — меньше 5). Исключение — только решением руководителя, с отметкой в реестре.

---

2. Зоны ответственности: кто чем владеет постоянно

Задачи делятся не поручениями, а этапами. У каждой зоны один владелец — он отвечает за результат, даже если делает работу не сам.

Что меняется по сравнению с сегодняшним днём. СС перестаёт быть «на подхвате»: у него четыре постоянные зоны. Ему не нужно каждый раз объяснять контекст — он сам смотрит реестр и знает, что от него ждут. ТС перестаёт отвечать за актуальность документов компании и за цену.

---

3. Что и в какой срок передаётся между двумя сотрудниками

Это главный раздел. Все передачи идут строкой в реестре, а не сообщением в мессенджере. Сообщением можно продублировать, но задачей считается только запись в реестре.

Форма запроса (обязательные поля строки)

Номер процедуры · площадка · что нужно (цена / техчасть / документы / вычитка договора) · нужно к дате и времени · кто просит · готово да/нет · где лежит результат.

Нормативы сроков

Что делать, если срок срывается

1. СС предупреждает до наступления срока, а не после. Строка в реестре переводится в статус «риск срыва».
2. ТС решает: подаём без этой части (если допустимо), просим у заказчика разъяснения/перенос, либо снимаемся с процедуры.
3. Снятие с процедуры фиксируется в реестре с причиной. В конце месяца по этим записям видно, где именно теряются заявки.

Ежедневная сверка

Каждый день, 10 минут, в одно и то же время: ТС и СС открывают реестр и проходят по всем открытым запросам — что готово, что горит сегодня и завтра, где нужен руководитель. Ничего больше на этой сверке не обсуждается.

---

4. Работа по этапам: кто, что, в какой срок

Этап 1. Поиск закупки

Владелец: ТС.

• ТС ежедневно просматривает ленты обеих площадок — 30–60 минут. На Bidzaar это лента по своим категориям, на B2B-центре — поиск по направлениям и тегам плюс приглашения в закрытые процедуры.
• СС дублирует просмотр 15 минут в день: не оценивает, а только заносит в реестр новое, чего там ещё нет. Это страховка на дни, когда ТС занят подачей или отсутствует.
• Уведомления обеих площадок настроены на общий ящик, доступный обоим сотрудникам.
• Первичная оценка одной закупки — 10–20 минут: наш ли профиль, проходим ли по требованиям, есть ли товар или подрядчик, хватает ли дней до подачи, требуется ли обеспечение.
• Решение «идём / не идём» принимает ТС. И то, и другое записывается в реестр — отказы тоже, с причиной.

Что передаётся дальше: строка в реестре с датами окончания приёма, торгов и предполагаемого подписания.

Этап 2. Подготовка и подача заявки

Владелец: ТС. Соисполнитель: СС (цена, техчасть, документы).

• В день решения «идём» ТС ставит СС три задачи разом: цена, техническая часть, комплект документов. У каждой — дата по нормативам раздела 3.
• Вопросы по документации задаются заказчику через площадку в первый день после решения «идём». Позже окно на разъяснения закрывается, а неясность в ТЗ превращается в переделку пакета в последний день.
• СС собирает цену: запрос поставщикам, расчёт себестоимости, ценовое предложение по форме заказчика. Вместе с расчётом готовит предельную цену и отдаёт руководителю на утверждение.
• ТС заполняет формы площадки, прикладывает файлы, на B2B-центре подписывает электронной подписью.
• Перед отправкой — чек-лист из раздела 5. Полностью, без пропусков.
• Отправка — не позднее чем за 4 часа до окончания приёма.

Разница между площадками. На Bidzaar заявка подаётся из обычного браузера, электронная подпись не нужна — шагов меньше и технический срыв подачи практически исключён. На B2B-центре без действующей подписи заявку подать нельзя: нужен настроенный компьютер (Windows, КриптоПро CSP 3.6 и выше), рабочий ключевой носитель и файлы в разрешённых форматах. Проверять всё это в день подачи — поздно; порядок контроля в разделе 8.

Что передаётся дальше: отметка в реестре «заявка подана», дата и время торгов, утверждённая предельная цена.

Этап 3. Участие в торгах

Владелец: ТС. Замена: СС по доверенности (на B2B-центре — машиночитаемая).

• Дата и время торгов заносятся в общий календарь в момент подачи заявки, а не накануне. Так пересечения видны заранее.
• При наложении двух процедур ТС ведёт ту, где выше цена, вторую передаёт СС не позднее чем за день.
• До начала: проверить вход в личный кабинет, а для B2B-центра — работу подписи. За 30 минут, не за 5.
• В ходе торгов снижение допускается только до утверждённой предельной цены. Ниже — не опускаемся ни при каких обстоятельствах; решение об изменении лимита принимает руководитель и только письменно.
• Запросы заказчика на уточнение заявки и переторжка отрабатываются в назначенный им срок — задача попадает в реестр как обычная передача.

Что передаётся дальше: отметка «торги проведены», наша итоговая цена.

Этап 4. Результат

Владелец: ТС.

• Протоколы и уведомления площадки отслеживаются до появления итога. Ожидание — от 3 до 20 рабочих дней в зависимости от заказчика и типа процедуры.
• В реестр вносится: итог (победа / проигрыш / отклонение), цена победителя, причина отклонения дословно из протокола.
• Дальнейшие действия — в разделах 6 и 7.

Этап 5. Подписание договора

Владелец: ТС по срокам, СС по содержанию, подпись — руководитель.

• Проект договора в день получения уходит СС на вычитку: сверка цены, сроков, спецификации, штрафов и порядка оплаты с тем, что было в закупке и в нашем предложении.
• Расхождения — протокол разногласий в срок, отведённый документацией заказчика.
• Обеспечение исполнения договора запускается в день объявления нас победителем, а не в день получения договора: оформление банковской гарантии занимает 1–5 рабочих дней.
• Подписанный договор передаётся в исполнение: снабжение, склад, бухгалтерия. Отметка в реестре — «передан в работу».

Пропуск срока подписания приравнивается к уклонению от заключения договора со всеми последствиями. Это единственный срок в процессе, который нельзя сдвинуть ни при каких условиях.

---

5. Чек-лист подачи заявки

Заполняется по каждой заявке до нажатия «Подать». Любой «нет» — заявка не отправляется, пока пункт не закрыт.

Документы компании

• Устав, свидетельства ИНН/ОГРН приложены
• Выписка ЕГРЮЛ не старше срока, который требует заказчик (по умолчанию — 30 дней)
• Справка об отсутствии задолженности по налогам актуальна
• Бухгалтерская отчётность за требуемый период
• Карточка предприятия и анкета участника заполнены под этого заказчика
• Решение/приказ о назначении руководителя, доверенность на подписанта действуют на дату подачи
• Декларации по формам заказчика: об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков, о непроведении ликвидации и банкротства, об отсутствии судимостей у руководства

Соответствие требованиям закупки

• Все обязательные документы из перечня заказчика приложены — сверено по списку из документации, пункт за пунктом
• Формы заполнены по образцу заказчика, а не своими шаблонами, если он требует свои
• Требования к участнику выполняются: лицензии, СРО, опыт, референсы — приложены подтверждения
• Техническое предложение соответствует ТЗ; по каждой позиции с аналогом указано, чем он эквивалентен
• Сроки поставки и условия из нашей заявки выполнимы — подтверждено поставщиком

Цена

• Расчёт цены готов и проверен
• Ценовое предложение подано по форме заказчика, ошибок в разрядах нет
• Предельная цена утверждена руководителем и записана в реестр
• Учтены НДС, доставка, монтаж, гарантия — всё, что требует документация

Обеспечение

• Проверено, требуется ли обеспечение заявки; если да — внесено или гарантия оформлена
• Заранее понятно, чем будем обеспечивать исполнение договора в случае победы

Техническая часть подачи

• Файлы в форматах, которые площадка принимает (doc, docx, xls, xlsx, pdf, zip, rar, 7z, jpg, png)
• Файлы открываются и читаются, сканы не перевёрнуты, подписи и печати видны
• Для B2B-центра: электронная подпись действует, КриптоПро работает, вход на площадку выполнен
• Заявка отправлена не позднее чем за 4 часа до окончания приёма
• Получено подтверждение площадки о приёме заявки, скриншот или уведомление сохранены

После отправки

• Строка в реестре переведена в статус «подана»
• Дата и время торгов внесены в общий календарь
• Заявка и её техническая часть положены в библиотеку шаблонов

---

6. Что делать при выигрыше

Победа — не конец работы, а начало самого жёсткого по срокам этапа.

В день объявления результата:

1. ТС фиксирует победу в реестре: цена, дата протокола, срок подписания по документации.
2. ТС проверяет по документации, в какой срок нужно подписать договор, и ставит контрольную дату за 2 рабочих дня до окончания срока.
3. Если требуется обеспечение исполнения — СС в этот же день собирает комплект и подаёт в банк. Ждать проект договора нельзя: гарантия оформляется 1–5 рабочих дней.
4. ТС предупреждает снабжение и склад: что выиграли, какие объёмы и сроки. Чтобы к моменту подписания было понятно, чем исполняем.

В день получения проекта договора:

1. ТС передаёт договор СС на вычитку (срок — 2 рабочих дня, но не позже чем за 2 дня до подписания).
2. СС сверяет с условиями закупки и с нашей заявкой: цена, спецификация, сроки, штрафы, порядок и сроки оплаты, гарантийные обязательства.
3. При расхождениях — протокол разногласий в срок, отведённый заказчиком. При отсутствии расхождений — договор идёт руководителю на подпись.
4. Подписанный договор передаётся в исполнение, в реестре ставится «передан в работу», строка закрывается.

Что записать в реестр по итогу: наша цена, цена второго участника (если известна), фактическая маржа. Через квартал по этим записям видно, какие закупки нам действительно выгодны.

---

7. Что делать при проигрыше или отклонении

Проигрыш бесплатен только в том случае, если из него сделан вывод. Иначе одна и та же ошибка повторяется месяцами.

При проигрыше по цене:

1. Из протокола выписать цену победителя и разрыв с нашей — в реестр.
2. Ответить себе на один вопрос: мы не могли дать такую цену или могли, но не решились? В первом случае — помечаем заказчика или категорию как неподходящую по цене и в следующий раз не тратим на неё часы. Во втором — вопрос к предельной цене, обсуждается с руководителем.

При отклонении заявки:

1. Выписать причину отклонения дословно из протокола — в реестр, отдельным полем.
2. Разделить: причина формальная (не тот документ, просроченная справка, ошибка в форме) или содержательная (не проходим по ТЗ, нет опыта, нет лицензии).
3. Каждая формальная причина в течение того же дня превращается в новый пункт чек-листа раздела 5. Это единственный способ, которым чек-лист развивается.
4. Если считаем отклонение необоснованным — обращение к заказчику или оператору площадки в порядке, предусмотренном её регламентом. Срок на обращение короткий, решение принимается в день публикации протокола.

Ежемесячный разбор — 30 минут, ТС и СС вместе:

1. Три главные причины проигрышей и отклонений за месяц.
2. Доля заявок, отклонённых по формальным причинам. Цель — меньше 5%.
3. Какие пункты добавлены в чек-лист и что изменилось в пакете документов.

---

8. Электронная подпись и рабочее место для B2B-центра

Самый дорогой одиночный риск в процессе: без действующей подписи на B2B-центре подать заявку нельзя, а перевыпуск занимает от 3 до 10 дней. За этот срок мимо проходит вся очередь процедур.

Ответственный: СС.

• Напоминания в календаре за 30, 14 и 7 дней до окончания срока действия подписи. Перевыпуск начинаем за 30 дней, а не за 7.
• Раз в неделю, 5 минут: проверка входа на площадку и работы подписи. Отметка в реестре — дата и «работает / не работает».
• Второе рабочее место (Windows, КриптоПро CSP 3.6 и выше, настроенный носитель) держится готовым как резерв.
• На второго сотрудника оформлена доверенность на участие в процедурах; B2B-центр поддерживает машиночитаемую доверенность.

На Bidzaar подпись не требуется, участие идёт из обычного браузера — эта часть рисков туда не относится.

---

9. Пакет документов компании: сроки годности

Папка «Пакет поставщика» с подпапками по типам документов. В названии каждого файла — дата. Ответственный за актуальность: СС, проверка первого числа каждого месяца по календарю.

Каждая поданная заявка после отправки кладётся в библиотеку шаблонов — по типам закупок (товар, работы, услуги) и по площадкам, с пометкой, что сработало. Через два месяца формы заполняются копированием, а не с нуля.

---

10. Реестр процедур: обязательные поля

Одна таблица, доступная обоим сотрудникам. Строка заводится в момент решения «идём».

Идентификация: площадка · номер процедуры · заказчик · предмет закупки · начальная цена.

Сроки: дата окончания приёма заявок · дата и время торгов · срок подписания договора.

Работа: ответственный · статус · что ждём и от кого · срок «нужно к» по открытому запросу.

Цена: наша цена · предельная цена (утверждена да/нет, кем и когда).

Итог: результат · цена победителя · причина отклонения дословно · фактическая маржа по исполненному договору.

Четыре цифры, которые считаются по реестру ежемесячно:

1. Подано заявок за месяц. Старт — 30, цель через два месяца — 40 и выше.
2. Доля закупок, взятых в работу позже чем за 2 дня до подачи. Цель — меньше 15%.
3. Среднее время ожидания ответа от смежного сотрудника. Цель — меньше 1 рабочего дня.
4. Доля заявок, отклонённых по формальным причинам. Цель — меньше 5%.

Первый замер — по итогам первого месяца работы с реестром. Сейчас ни одна из этих цифр не известна, сравнивать не с чем.

---

11. Откуда взяты правила площадок

Правила Bidzaar и B2B-центра сверены с их публичными страницами 28 августа 2026 года:

• Bidzaar, раздел для поставщиков — bidzaar.com/for-suppliers: участие бесплатно, без депозитов, без электронной подписи и без ожидания аккредитации.
• Bidzaar, сертификация поставщика — bidzaar.com/certification: статус «Проверенная компания», бейдж «Квалифицированный поставщик», приглашения в закрытые процедуры, срок квалификации 12 месяцев.
• B2B-Center, регистрация в Системе — b2b-center.ru/help: обязательное применение электронной подписи, требование КриптоПро CSP 3.6 и выше, требования к браузеру и к форматам файлов, сверка ИНН с базой ЕГРЮЛ.
• B2B-Center, регламенты — Регламент Системы, Регламент электронного документооборота и использования электронной подписи, Регламент лицевых счетов участников.
• B2B-Center, участие в процедурах по 223-ФЗ и машиночитаемая доверенность — отдельные разделы помощи площадки.

Что не проверено публично и требует уточнения у вас: точные суммы тарифов B2B-Center и стоимость сертификации на Bidzaar — на публичных страницах цены не приведены. Шаг снижения цены и время автопродления в торгах общим правилом не задаются: они прописаны в документации конкретной закупки.

Сроки внутри компании (за сколько дней передаётся работа, за сколько часов подаётся заявка) — наши нормативы под объём более 30 процедур в месяц, а не замер вашей работы. После первого месяца по реестру их нужно пересчитать по факту.

---

Регламент подготовлен 28.08.2026 в рамках проекта наведения порядка в тендерной работе. Версия 1.0 — рабочая: правится по итогам первого месяца применения.