Все три раздела заполнены

Тендерный процесс: Bidzaar и B2B-центр

Участок работы: поиск закупки → подготовка и подача заявки → участие в торгах → результат → подписание договора

Объём: более 30 тендеров в месяц Задействовано: 2 сотрудника Цель: больше поданных заявок тем же составом

Страница заполнена: процесс по пяти этапам, слабые места с приоритетами и регламент для двух сотрудников. Правила площадок сверены с их публичными страницами, ссылки внизу первого раздела. Ссылку можно сохранить в закладки: правки вносятся здесь же, адрес не меняется.

Схема из пяти этапов: кто отвечает, сколько занимает, какие документы — заполнена. Слабые места отмечены прямо на схеме: нажмите на метку — откроется пояснение и предложение
12 слабых мест с приоритетом, оценкой эффекта и сложности — заполнено; видно, какая потеря чего стоит и что даст больше поданных заявок тем же составом. Разбор скачивается файлом Word
Регламент для двух сотрудников: ответственность по этапам, сроки передачи работы, чек-лист подачи, действия при выигрыше и проигрыше — готов, скачивается одной кнопкой
Реестр тендеров в Excel: реестр, справочники и дашборд работают — выпадающие списки, запрет вписывать заказчика и поставщика руками, пересчёт цены в рубли по курсу, цветная подсветка строк и красный дедлайн; справочники заказчиков, поставщиков и договоров; дашборд с воронкой, % побед и суммами по статусам считается сам; на листе «Инструкция» расписана каждая колонка — кто её заполняет и на каком этапе. Скачивается со страницы

1Схема процесса

Готово

Пять этапов слева направо. На каждом видно: кто отвечает, сколько времени занимает, какие документы нужны и где Bidzaar и B2B-центр требуют разного. Внизу каждого этапа — красные и жёлтые метки: это слабые места процесса. Нажмите на метку — откроется пояснение: как сейчас, чем это грозит и что предлагаем сделать.

Кто есть кто: ТС — тендерный специалист, ведёт процесс от поиска до подписания. СС — смежный сотрудник, которому ставят отдельные задачи: расчёт цены, техчасть, справки, вычитка договора.

Метки слабых мест: приоритет 1 — делать в первые две недели приоритет 2 — второй месяц приоритет 3 — потом

Поиск закупки

КтоТС

Срок30–60 мин в день на обе площадки; 10–20 мин на оценку одной закупки

Документы

От нас — ничего. На входе получаем:

извещение о закупке
документацию и техзадание
проект договора
требования к участникам

Что делает

Смотрит новые процедуры в двух кабинетах, разбирает приглашения в закрытые процедуры, отсеивает не наш профиль и нереальные сроки, решает «идём / не идём», заносит в реестр.

Чем отличаются площадки

Bidzaar — лента доступна сразу после бесплатной регистрации. Закрытые тендеры видят только поставщики, которых заказчик внёс в свой список; попасть туда можно через предварительный отбор участников или платную сертификацию.
B2B-центр — работа только после регистрации с проверкой ИНН и оплаты тарифа; часть процедур идёт по 223-ФЗ со своими правилами. Здесь мониторинг можно не делать руками: в кабинете есть «Моя лента» и уведомления на почту по выбранным категориям. Но площадка предупреждает прямо: если категории товаров и услуг не выбраны, писем о новых процедурах не приходит вообще — это первое, что стоит проверить в вашем кабинете.

Слабые места этапа

Подготовка и подача заявки

КтоТС — документы, формы, подача.
СС — цена и техчасть

Срок2–6 часов простая заявка; 1–3 дня — с расчётом цены и техчастью

Документы

устав, ИНН/ОГРН, выписка ЕГРЮЛ
приказ на руководителя, доверенность
карточка и анкета участника
бухотчётность, справка из налоговой
декларации по формам заказчика
цена, техпредложение, спецификация
опыт, сертификаты, лицензии
обеспечение заявки — если требуют

Что делает

Разбирает документацию, при неясностях шлёт запрос разъяснений, собирает цену у поставщиков, согласует предельную цену, готовит техчасть и пакет документов, заполняет формы площадки, подаёт до конца срока приёма.

Чем отличаются площадки

Bidzaar — заявка подаётся из обычного браузера, усиленная подпись не нужна. Обязательный дополнительный шаг: открыть условия участия в этом тендере и посмотреть комиссию, которую платит победитель, — и заложить её в цену.
B2B-центр — без действующей подписи заявку подать нельзя; нужен настроенный компьютер (Windows 8–11, Astra Linux, Red OS или ALT Linux, КриптоПро 3.6 и выше) и разрешённые форматы файлов. В форме заявки два обязательных места для файлов — про товар и про участника с ценой — и поле «Общая стоимость заявки»: указанная там цена и есть ваше официальное предложение. Порядок ввода зависит от заказчика: если он сравнивает цены с НДС — сначала заполняется цена с НДС, иначе наоборот. Полезное, о чём часто забывают: до окончания приёма заявку можно исправить или отозвать, а если заказчик разрешил — подать альтернативное предложение. Запрос разъяснений уходит анонимно, но ответ видят все участники.

Слабые места этапа

Участие в торгах

КтоТС; предельную цену заранее утверждает руководитель

Срок15–30 мин подготовки + от 15 мин до 1,5 часов сама процедура

Документы

лист предельных цен, утверждённый
доверенность на участие
доступ к подписи — для B2B-центра

Что делает

В назначенное заказчиком время входит в кабинет, подаёт ценовые предложения в пределах утверждённого минимума, участвует в снижении цены и переторжке, отвечает на запросы заказчика в срок.

Чем отличаются площадки

Bidzaar — вход в торги из браузера. Победителя выбирает сам заказчик по правилам, которые он объявил в тендере.
B2B-центр — ценовое предложение подписывается электронной подписью, ключ и компьютер должны работать именно в момент торгов. Шаг снижения и продление задаёт документация конкретной закупки. Два события требуют быстрой реакции: переторжка (можно улучшить цену) и запрос недостающих документов после вскрытия заявок — их надо подписать и отправить до конца срока. Осторожно: если файлы загружены, но нажата кнопка «Сохранить черновик», документы заказчику не уходят — так вылетают из процедуры, имея все бумаги на руках.

Слабые места этапа

Результат

КтоТС; сводку раз в месяц смотрит руководитель

Срок10–30 мин на разбор; ждать итог 3–20 рабочих дней

Документы

протокол рассмотрения заявок
протокол подведения итогов
уведомления площадки
карточка процедуры в реестре

Что делает

Отслеживает протоколы и уведомления, фиксирует победу, проигрыш или отклонение, выясняет цену победителя и причину отклонения, заносит в реестр.

Чем отличаются площадки

Bidzaar — итоги видны в кабинете по коммерческим процедурам. При победе площадка выставляет счёт на свою комиссию со сроком оплаты три дня — его нужно сразу передавать в бухгалтерию, не дожидаясь договора.
B2B-центр — по завершении процедуры уведомления приходят всем участникам, итог виден на странице извещения. По 223-ФЗ сроки публикации протоколов жёстче и формализованы, часть сведений уходит в государственную информационную систему.

Слабые места этапа

Подписание договора

КтоТС — сроки и сверка, юрист или СС — вычитка, подпись руководителя

Срок1–10 рабочих дней: согласование 1–3 дня, банковская гарантия 1–5 дней

Документы

проект договора, спецификация
протокол разногласий
гарантия или платёжка по обеспечению
реквизиты, доверенность подписанта

Что делает

Сверяет проект договора с условиями закупки и нашим предложением, готовит протокол разногласий, оформляет обеспечение исполнения, подписывает и передаёт в исполнение.

Чем отличаются площадки

Bidzaar — договор подписывается напрямую с заказчиком, площадка в сделке не участвует и за исполнение не отвечает. Усиленная подпись не нужна: документы из личного кабинета и с рабочей почты приравнены к бумажным.
B2B-центр — подписание в системе по регламенту электронного документооборота, применима машиночитаемая доверенность. Заказчик присылает сведения о договоре на подписание, и прямо оттуда кнопкой отправляется протокол разногласий — отдельная переписка не нужна.

Слабые места этапа

Сквозные слабые места — держат весь процесс целиком, а не отдельный этап

Арифметика по вашему объёму. На одну процедуру от находки до подачи уходит 3,5–9 часов работы двух человек. При 30+ процедурах в месяц это 105–270 часов. Один человек за месяц отрабатывает около 160. Процесс упирается не в старательность, а в арифметику — что с этим делать, будет в разделе «Слабые места».

Чем площадки отличаются — коротко

	Bidzaar	B2B-центр
Вход	Регистрация бесплатная, без подписи и без ожидания аккредитации. Право участвовать даётся сразу после регистрации	Регистрация анкетой из трёх частей с проверкой ИНН по государственному реестру, затем договор с оператором и оплата тарифа. Можно войти через аккаунт РТС-Тендер
Электронная подпись	Усиленная не нужна. Подписью считаются рабочая почта из регистрации и вход в личный кабинет — отправленный оттуда документ равен подписанному на бумаге	Обязательна усиленная подпись: без неё участвовать в торгах нельзя
Рабочее место	Обычный браузер	КриптоПро 3.6 и выше, настроенный носитель ключа. Подходят Windows 8–11, а также Astra Linux, Red OS, ALT Linux. В браузере нужны включённые cookies и JavaScript; на вашем сервере не должно быть запрета на файлы doc, xls, ppt, pdf, архивы и картинки
Плата за участие	Подача заявок бесплатна, без депозитов. Но с победителя площадка вправе взять комиссию — её размер пишут в условиях конкретного тендера	Платные тарифы: выбираются по виду закупок (коммерческие или по 223-ФЗ) и сроку — год, квартал, 30 дней или одна процедура. Оплата счётом или картой, подключение в тот же день
Типы процедур	Запросы частных заказчиков на закупку и на продажу, есть закрытые и предварительный отбор участников	Коммерческие и по 223-ФЗ: конкурс, аукцион, запрос котировок, предложений, оферт, цен по единичным расценкам, предквалификационный отбор
Кто задаёт правила	Заказчик сам: условия тендера, требования к поставщикам и выбор победителя. Объявление о победе ещё не обязывает заказчика заключить договор	Единый Регламент площадки плюс документация заказчика. Незнание Регламента — риск участника, оператор за это не отвечает
Как выделиться	Платная сертификация — 24 400 ₽ в год на 12 месяцев: статус «Проверенная компания», бейдж «Квалифицированный поставщик», попадание в фильтр «Только сертифицированные» (по данным площадки — не более 10% активных поставщиков), приглашения в закрытые процедуры	Заполненный профиль и выбранные направления закупок — без них уведомления о новых процедурах вообще не приходят; участие в предквалификационных отборах

Отдельно: комиссия площадки Bidzaar — то, что легко пропустить. Подача заявок там бесплатна, но по правилам площадки вознаграждение платит победитель тендера. Единой ставки нет: размер комиссии пишут в условиях участия по каждому тендеру отдельно, и, подавая заявку, вы с ним соглашаетесь. Комиссия считается от суммы, на которую вас выбрали, и берётся даже если договор с заказчиком в итоге не заключён. Счёт оплачивается в течение трёх дней. Заказчик может взять комиссию на себя — тогда это указано при публикации тендера.
Что с этим делать: в чек-лист подачи на Bidzaar добавлен обязательный пункт — перед отправкой заявки открыть условия участия, найти размер комиссии и заложить его в цену. Иначе выигранный тендер может оказаться убыточным, а счёт придёт через три дня.

Откуда взяты правила площадок — проверено 28.08.2026

Bidzaar, страница для поставщиков — bidzaar.com/for-suppliers: «участие в тендерах бесплатно, без ЭЦП», «без депозитов, без ЭЦП и без ожидания аккредитации».
Bidzaar, сертификация — bidzaar.com/certification: статус «Проверенная компания», приглашения в закрытые и специальные процедуры, «Стоимость сертификации 24 400 рублей в год», срок квалификации 12 месяцев, фильтр «Только сертифицированные» — «не более 10% активных поставщиков на платформе».
Bidzaar, пользовательское соглашение — bidzaar.com/user-agreement (редакция от 01.07.2026): право участвовать даётся бесплатно после регистрации; заказчик сам определяет правила тендера и победителя; закрытые тендеры — для поставщиков из списков заказчика; комиссия площадки с победителя (размер объявляется по каждому тендеру, платится даже без заключённого договора, счёт — три дня); подписью признаются почта из регистрации и вход в личный кабинет.
B2B-центр, регистрация — b2b-center.ru, раздел помощи «Регистрация в Системе»: «обязательно применение электронной подписи… Организации, не получившие ЭП, не смогут участвовать в торгах», требование КриптоПро 3.6 и выше, перечень операционных систем (Windows 8–11, Astra Linux, Red OS, ALT Linux), требования к браузеру и форматам файлов, сверка ИНН с государственным реестром.
B2B-центр, участие в запросе котировок по 223-ФЗ — пошаговая инструкция площадки: «Моя лента» и подписки, предупреждение о неполученных уведомлениях без выбранных категорий, состав формы заявки и правило цены с НДС, редактирование и отзыв заявки, запрос недостающих документов и ловушка с черновиком, переторжка, протокол разногласий и подписание сведений о договоре.
B2B-центр, регламенты и инструкции — b2b-center.ru/help: Регламент Системы, регламент электронного документооборота и подписи, инструкции по участию в каждом типе процедуры 223-ФЗ.
B2B-центр, тарифы для поставщиков — b2b-center.ru/tariffs: выбор по виду закупок и сроку (год, квартал, 30 дней, одна процедура), оплата счётом или картой, подключение в тот же день, кэшбэк.

Сроки этапов и трудозатраты — наша оценка по практике при объёме 30+ процедур в месяц, а не правило площадок. Не удалось проверить публично: точные суммы тарифов B2B-центра (на странице тарифов цены показывает только калькулятор); размер комиссии Bidzaar — он по правилам объявляется отдельно в каждом тендере; шаг снижения цены и время продления торгов — задаются документацией конкретной закупки.

2Слабые места и что предлагаем

Готово

Двенадцать мест, где сейчас теряется время и срываются подачи. Каждый пункт раскрывается по клику: чем грозит при 30+ тендерах в месяц, что менять, какой эффект и насколько сложно. Ниже — ответ на главный вопрос: что даст больше поданных заявок тем же составом.

Что здесь факт, а что оценка. Правила площадок и сроки — факт, сверены с публичными страницами Bidzaar и B2B-центра (ссылки в разделах 1 и 3). Все часы и количество заявок («теряем 60–110 ч/мес», «+3–6 заявок») — наша оценка: в компании эти показатели пока не измерялись. Проверить их можно за месяц: как только заработает реестр процедур (пункт У3), цифры станут фактическими.

Почему сейчас «всё запутано»: это арифметика, а не дисциплина

Сравниваем, сколько работы даёт 30+ процедур в месяц и сколько времени реально есть у двух человек. Часы — оценка по отраслевой практике: у вас пока ничего не измерялось.

Нагрузка при 30+ процедурах

140–360 часов в месяц

Просмотр лент двух площадок10–21
Оценка закупок (смотрим 80–100 ради 30)13–33
Подготовка и подача 30 заявок90–200
Участие в торгах (~20 процедур)10–40
Разбор результатов5–15
Подписание договоров (3–5 побед)12–50

Сколько времени реально есть

170–210 часов в месяц

Тендерный специалист — за вычетом отпусков, больничных, общих дел130–145
Смежный сотрудник — тендерам отдаёт 25–40% времени40–65

Вывод. В спокойный месяц команда работает ровно на пределе. В обычный — не справляется на 50–90 часов, это 8–12 процедур, которые физически некому отработать. Отсюда решения на бегу, пропущенные закупки и заявки, уходящие в последний час. Поэтому порядок такой: сначала чиним то, что возвращает часы, потом то, что улучшает качество.

Пять способов потерять работу: какая потеря чего стоит

Все двенадцать узких мест бьют по одному из пяти мест. Если смотреть не на список пунктов, а на сами потери, видно, какая беда самая дорогая и сколько мер её лечат. Метки потерь стоят дальше на каждом узком месте.

Срыв срока подачи7 из 12 пунктов

Заявка готова или почти готова, но не ушла вовремя — на подачу, на торги или на подписание.

5–10 процедур в месяц не доходят до конца. Отдельно: если подпись перестала работать, разом выпадает 5–15 закупок.

Лечится: У1 У2 У3 У4 У5 У10 У12

Переделка пакета документов5 из 12 пунктов

Одни и те же документы и тексты собираются и пишутся заново под каждую заявку.

75–145 часов в месяц — почти половина месячной ёмкости двух человек. Плюс около 3 заявок отклоняются по формальной причине.

Лечится: У1 У6 У7 У11 У12

Пропущенные закупки3 из 12 пунктов

Закупку не увидели вовсе или увидели, когда готовиться уже поздно.

3–6 закупок в месяц не попадают в воронку, ещё 8–12 процедур физически некому взять. Самая незаметная потеря: о ней никто не узнаёт.

Лечится: У3 У4 У8

Простой в ожидании второго сотрудника3 из 12 пунктов

Работа стоит, пока ждём цену, техническую часть или вычитку договора.

1–2 дня ожидания примерно на каждой третьей процедуре плюс 10–20 часов в месяц на объяснения контекста.

Лечится: У2 У3 У6

Победа в минус3 из 12 пунктов

Выиграли, но невыгодно, — или побоялись снизить цену и проиграли.

Касается всех 3–5 побед в месяц. Единственная потеря, где дело не в часах, а в отсутствии заранее утверждённого лимита.

Лечится: У8 У9 У11

Один пункт часто лечит сразу две потери, поэтому сумма больше двенадцати. Что из этого следует: самая частая беда — срыв срока, и лечится он не усердием, а двумя вещами: общим реестром со сроками У3 и назначенной датой у каждой передачи задачи У2. Самая дорогая по часам — переделка документов: папка готовых документов У1 и шаблоны У7 возвращают больше времени, чем все остальные меры вместе.

Приоритет 1 — делать в первые две недели 6 пунктов

У1 Пакет документов собирается заново под каждую заявку теряем 60–110 ч/мес

Тип потериПеределка пакета документовСрыв срока подачи

Как сейчасУстав, выписка ЕГРЮЛ, справка об отсутствии налоговой задолженности, бухотчётность, декларации, карточка, доверенности — всё ищется по почте и папкам под конкретную заявку.

Чем грозитСбор «с нуля» — до рабочего дня, при готовом комплекте — 20–30 минут. Если хотя бы половина заявок собирается заново, это 60–110 часов в месяц — треть всей ёмкости команды на перекладывание одних и тех же файлов. Плюс просроченная выписка ЕГРЮЛ = отклонение уже поданной заявки.

Что делатьОдна папка «Пакет поставщика» с подпапками по типам документов, дата в названии каждого файла. Отдельный лист «Сроки годности»: выписка ЕГРЮЛ — раз в месяц, справка ФНС — раз в квартал, бухотчётность — раз в год, доверенности — по сроку. Ответственный за актуальность — смежный сотрудник, проверка по календарю первого числа.

Эффект высокий: 60–110 ч/месСложность низкая: 1 деньДенег не требует

У2 Задачи смежному сотруднику ставятся без срока и без формы теряем 3–6 заявок/мес

Тип потериПростой в ожидании второго сотрудникаСрыв срока подачи

Как сейчас«Посчитай цену», «посмотри договор» — устно или в мессенджере, без даты и без ссылки на процедуру. Это ровно тот участок, который вы описали как «отдельная задача другому человеку — получается запутано».

Чем грозитОжидание цен от поставщиков и так занимает 1–2 дня; без назначенного срока к нему добавляется простой в очереди. Договор «полежал неделю» — риск пропустить срок подписания, а пропуск = уклонение от заключения договора. При 30 процедурах даже один день простоя на каждой третьей — это 3–6 заявок в месяц, не успевающих к сроку подачи.

Что делатьЕдиная форма запроса — строка в реестре: номер процедуры, что нужно, к какой дате, готово да/нет. Жёсткое правило: результат нужен за 1 рабочий день до окончания приёма заявок, для договоров — за 2 дня до срока подписания. Раз в день сверка открытых запросов — 10 минут.

Эффект высокий: +3–6 заявокСложность низкаяНужно решение руководителя о правиле срока

У3 Нет единого реестра процедур срыв срока подачи

Тип потериСрыв срока подачиПростой в ожидании второго сотрудникаПропущенные закупки

Как сейчасЧто на какой стадии, у кого лежит и когда истекает срок — держится в голове одного человека и в его почте.

Чем грозитОдновременно в работе 15–25 процедур на разных стадиях: одни ждут цену, другие — торгов, третьи — протокола, четвёртые — договора. Удержать это в голове невозможно. Отсюда срыв срока подачи (заметили за час до дедлайна) и простой (никто не помнит, что запрос висит третий день). Часов реестр сам по себе не экономит — но без него не работает ни одна другая мера.

Что делатьОдна общая таблица, доступная обоим. Колонки: площадка, номер, заказчик, предмет, окончание приёма, дата торгов, срок подписания, ответственный, статус, что ждём и от кого, наша цена, результат, цена победителя, причина отклонения. Заполняется в момент решения «идём».

Эффект высокий: база для всего остальногоСложность низкая: 1 деньДенег не требует

У4 Ленты площадок смотрит только один человек 10–20% закупок не видим

Тип потериПропущенные закупкиСрыв срока подачи

Как сейчасМониторинг двух кабинетов — 30–60 минут каждый день, целиком на тендерном специалисте.

Чем грозитЗаболел, в отпуске или весь день готовит сложную заявку — день мониторинга выпал. 2–4 выпавших дня в месяц = 10–20% ленты не просмотрено: пропущенные закупки, о которых никто даже не узнает. А замеченная на третий день из пяти закупка оставляет на подготовку вечер вместо трёх дней.

Что делатьСохранённые фильтры и подписки на уведомления о новых процедурах в обеих площадках, письма падают на общий ящик, доступный обоим. Смежный сотрудник дублирует просмотр по чек-листу 15 минут в день — не оценивает, только заносит новое в реестр. Плюс правило: закупку берём, только если до подачи осталось не меньше 2 дней (простая) или 5 (сложная).

Эффект высокий: +3–6 закупок в воронкеСложность низкаяДенег не требует

У5 Электронная подпись и рабочее место для B2B-центра никем не контролируются самый дорогой риск

Тип потериСрыв срока подачи

Как сейчасПро срок действия подписи вспоминают, когда она перестала работать. КриптоПро настроен на одном компьютере одного человека.

Чем грозитНа B2B-центре без действующей подписи заявку подать нельзя — это правило площадки. Просроченная подпись или слетевший КриптоПро в день подачи = срыв всех подач на B2B-центре на срок перевыпуска, 3–10 дней. При 30+ процедурах в этот интервал попадает 5–15 закупок. Самый дорогой одиночный риск во всём процессе.

Что делатьНапоминания в календаре за 30, 14 и 7 дней до окончания срока подписи. Проверка входа на площадку раз в неделю — 5 минут. Второе настроенное рабочее место (Windows + КриптоПро) как резерв. Машиночитаемая доверенность на второго сотрудника — B2B-центр её поддерживает, это снимает зависимость от одного человека и на подаче, и на торгах.

Эффект высокий: снимает катастрофический сценарийСложность низкая → средняяРезервное место и доверенность — небольшие расходы

У6 Роли нарезаны по разовым задачам, а не по зонам ответственности теряем 10–20 ч/мес

Тип потериПростой в ожидании второго сотрудникаПеределка пакета документов

Как сейчасТендерный специалист делает всё, смежный получает отдельные поручения. Каждое поручение требует объяснить контекст заново.

Чем грозитНа объяснения и переспрашивания уходит 10–20 часов в месяц у обоих. Ответственность размыта: если заявку отклонили из-за техчасти, непонятно, чья это зона. Ошибки не закрепляются ни за кем и повторяются.

Что делатьРазделить не задачи, а этапы. Тендерный специалист: мониторинг, отбор, решение «идём», формы площадки, подача, торги, результат, реестр. Смежный сотрудник: постоянная зона — актуальность пакета документов, расчёт цены и запросы поставщикам, техническая часть, вычитка договора. Он перестаёт быть «на подхвате» и становится владельцем своей части: согласуется его срок, а не каждое отдельное поручение.

Эффект высокий: 10–20 ч/мес + прозрачностьСложность средняяЭто организационное решение руководителя, не таблица

Приоритет 2 — второй месяц 5 пунктов

У7 Нет библиотеки шаблонов заявок теряем 15–35 ч/мес

Тип потериПеределка пакета документов

Как сейчасТехническое предложение, коммерческое предложение, декларации, сопроводительное письмо пишутся заново каждый раз.

Чем грозитПереписывание одного и того же — 15–35 часов в месяц. Плюс каждая новая формулировка — новый шанс на ошибку в форме и отклонение заявки.

Что делатьПапка шаблонов по типам закупок (товар, работы, услуги) и по площадкам. Каждая удачная заявка после подачи кладётся в шаблоны с пометкой, что сработало. Формы заказчика заполняются копированием из шаблона, а не с нуля. Библиотека накапливается за 1–2 месяца по ходу обычной работы.

Эффект высокий: 15–35 ч/месСложность средняяЭффект нарастает, а не появляется сразу

У8 Нет правил отбора «идём / не идём» часы уходят на слабые процедуры

Тип потериПропущенные закупкиПобеда в минус

Как сейчасРешение принимается на глаз, в условиях нехватки времени — то есть чаще всего берётся то, что попалось первым.

Чем грозитРаз ёмкости не хватает на 8–12 процедур, выбор делается всё равно — но случайно. Дефицитные часы уходят на закупки с низкими шансами, а выгодные пропускаются.

Что делатьСкоринг из 5–7 вопросов, 2 минуты в реестре: наш профиль; есть ли товар или подрядчик; хватает ли дней до подачи; нужно ли обеспечение и потянем ли; ожидаемая маржа; работали ли с заказчиком раньше; сколько ждём участников. Ниже порога — не берём, и это фиксируется. Отдельно развести потоки: Bidzaar — вход бесплатный и без подписи, идём массово и быстро; B2B-центр — подпись, тариф и настроенное место, идём отобранно, но с более высоким чеком.

Эффект средний по часам, высокий по победамСложность средняяНужно договориться о критериях

У9 Предельная цена утверждается не заранее победа в минус

Тип потериПобеда в минус

Как сейчасЛимит снижения обсуждается в момент торгов или не обсуждается вовсе.

Чем грозитРуководитель не может быть на связи по 20 торгам в месяц. Специалист либо не снижает и проигрывает, либо снижает на глаз и выигрывает в минус — второе хуже первого.

Что делатьЛист предельных цен утверждается вместе с решением «идём», до подачи заявки, и хранится в реестре. Правило без исключений: нет утверждённого лимита — на торги не выходим.

Эффект средний: прибыльность победСложность низкаяДенег не требует

У10 Торги накладываются друг на друга по времени 2–4 процедуры/мес впустую

Тип потериСрыв срока подачи

Как сейчасВремя торгов назначает заказчик, подстроить его нельзя, а вести торги может только тендерный специалист.

Чем грозитПри 20 процедурах, доходящих до торгов, пересечения неизбежны — оценочно 2–4 процедуры в месяц проходят без нашего участия в снижении или ведутся вполуха. Заявка подана, работа сделана, а результат теряется на последнем шаге.

Что делатьКалендарь торгов заполняется сразу при подаче заявки — пересечения видно заранее. Второй сотрудник получает право вести торги: доверенность (на B2B-центре — машиночитаемая) и короткая инструкция. Замена безопасна именно потому, что лимит цены утверждён заранее — заменяющему не нужно принимать решений.

Эффект средний: +2–4 процедурыСложность средняяДоверенность и обучение

У11 Причины отклонений не разбираются ~3 заявки/мес впустую

Тип потериПеределка пакета документовПобеда в минус

Как сейчасРезультат смотрят, причину отклонения — нет. Одна и та же ошибка в пакете повторяется месяцами.

Чем грозитЕсли 10% заявок отклоняется по формальной причине — это 3 заявки в месяц, вся работа по ним потрачена впустую. Без разбора цифра не уменьшается сама.

Что делатьВ реестре — обязательные поля «причина отклонения» и «цена победителя». Раз в месяц 30 минут: три главные причины проигрышей и отклонений. Каждая новая причина превращается в пункт чек-листа подачи.

Эффект средний, накопительныйСложность низкаяДенег не требует

Приоритет 3 — когда первые два блока заработают 1 пункт

У12 Обеспечение и запрос разъяснений запускаются поздно риск уклонения от договора

Тип потериСрыв срока подачиПеределка пакета документов

Как сейчасБанковскую гарантию начинают оформлять после получения проекта договора. Запрос разъяснений по документации — если успели.

Чем грозитОформление гарантии — 1–5 рабочих дней, а срок подписания ограничен документацией заказчика; пропуск срока = уклонение от заключения договора со всеми последствиями. Не заданный вовремя вопрос по техзаданию — переделка пакета в последний день или отклонение по несоответствию.

Что делатьОформление обеспечения стартует в день объявления нас победителем, а не в день получения договора; банк или агент выбран заранее, комплект для них лежит в той же папке «Пакет поставщика». Решение о запросе разъяснений принимается в первый день после «идём» — иначе окно закрывается.

Эффект средний: редкое, но дорогое событиеСложность низкаяДенег не требует

Всё на одной странице

№	Узкое место	Чем грозит при 30+ в месяц	Что делать	Эффект	Сложность	Приоритет
У1	Пакет документов собирается заново	60–110 ч/мес впустую; просроченная выписка — отклонение	Папка «Пакет поставщика» + сроки годности + ответственный	Высокий: 60–110 ч/мес	Низкая	1
У2	Задачи смежному без срока и формы	Простой 1–2 дня на процедуру; 3–6 неподанных заявок	Форма запроса в реестре + правило «за 1 день до подачи»	Высокий: +3–6 заявок	Низкая	1
У3	Нет единого реестра процедур	Срыв срока подачи, потерянные запросы, нет статистики	Общая таблица со сроками, статусами и результатами	Высокий: база для всего	Низкая	1
У4	Ленты смотрит один человек	10–20% ленты не просмотрено; пропущенные закупки	Фильтры и уведомления, общий ящик, дубль-просмотр 15 мин	Высокий: +3–6 закупок	Низкая	1
У5	Подпись и рабочее место без контроля	Срыв всех подач на B2B-центре на 3–10 дней = 5–15 закупок	Напоминания 30/14/7 дней, резервное место, доверенность	Высокий: снимает главный риск	Низкая / средняя	1
У6	Роли по задачам, а не по этапам	10–20 ч/мес на объяснения; размытая ответственность	Закрепить за смежным постоянную зону: документы, цена, техчасть, договор	Высокий: 10–20 ч/мес	Средняя	1
У7	Нет шаблонов заявок	15–35 ч/мес на переписывание; ошибки в формах	Библиотека шаблонов по типам закупок и площадкам	Высокий: 15–35 ч/мес	Средняя	2
У8	Нет правил отбора «идём / не идём»	Дефицитные часы уходят на слабые процедуры	Скоринг из 5–7 вопросов + разные режимы для двух площадок	Средний по часам, высокий по победам	Средняя	2
У9	Предельная цена не утверждена заранее	Проигрыш из-за нерешительности или победа в минус	Лист предельных цен утверждается вместе с решением «идём»	Средний: прибыльность	Низкая	2
У10	Торги накладываются по времени	2–4 процедуры в месяц без участия в снижении	Календарь торгов + право второго вести торги по доверенности	Средний: +2–4 процедуры	Средняя	2
У11	Причины отклонений не разбираются	Одна ошибка повторяется месяцами, ~3 заявки в месяц впустую	Поле «причина отклонения» + месячный разбор 30 мин	Средний, накопительный	Низкая	2
У12	Обеспечение и разъяснения — поздно	Пропуск срока подписания = уклонение; переделка пакета	Гарантия — с дня победы; разъяснения — в первый день	Средний, редкое но дорогое	Низкая	3

Как читать «сложность». Низкая — делается силами самих сотрудников за 1 день, денег не требует. Средняя — 2–5 дней или нужно решение руководителя, доверенность, небольшие расходы. Высокой в списке нет: всё перечисленное делается своими силами, покупать программу не нужно.

Что даст больше поданных заявок тем же составом людей

Ваш признак успеха — больше поданных заявок при том же составе. Отвечаем арифметикой: заявок станет больше ровно настолько, насколько вернём в процесс потраченные впустую часы и перестанем терять заявки на простоях.

Что делаем	Откуда берётся время	Возврат, часов в месяц
1. Готовый пакет документов компании У1	вместо 8 часов на сбор — 30 минут	60–110
2. Шаблоны заявок и технической части У7	вместо написания с нуля — правка готового	15–35
3. Постоянная зона ответственности смежного У6	нет объяснений контекста под каждое поручение	10–20
4. Фильтры и уведомления вместо ручного просмотра лент У4	половина времени мониторинга уходит	5–10
Итого возвращённого времени		90–175 часов

Плюс отдельно — заявки, которые теряются не из-за нехватки часов, а из-за ожидания:

Что делаем	Что перестаём терять	Прибавка заявок
5. Срок для смежного сотрудника + реестр У2 У3	заявки, не успевшие к дедлайну из-за ожидания цены	+3–6 в месяц
6. Дубль-просмотр лент У4	закупки, замеченные слишком поздно или не замеченные вовсе	+3–6 в месяц

30заявок в месяц сейчас

→

40–45теми же двумя людьми

Одна заявка обходится в 3,5–9 часов работы двух человек. Возвращённые 90–175 часов — это +10–25 заявок в месяц по чистой арифметике. Осторожная оценка, с поправкой на то, что часть возврата уйдёт на качество, а не на объём: с 30 до 40–45 заявок — без найма и без покупки программ. Верхняя граница при полном внедрении всех двенадцати пунктов — до 50–55, но её закладывать в план не стоит.

Чего это не даст. Больше поданных заявок — не то же самое, что больше выигранных. За качество отвечают пункты У8 (отбор), У9 (предельная цена), У10 (торги) и У11 (разбор отклонений): они не увеличивают число подач, но повышают долю побед и не дают выигрывать в убыток. Правильный порядок — сначала вернуть часы, потом научиться тратить их на нужные закупки.

Как проверить, что стало лучше

Четыре цифры, которые считаются по реестру и раньше не считались никак. Первый замер — по итогам первого месяца работы с реестром: сейчас ни одна из них не известна.

Подано заявок за месяц

30 → 40+

главный показатель, цель через 2 месяца

Закупки, взятые позже чем за 2 дня до подачи

меньше 15%

показывает, работает ли мониторинг

Ожидание ответа от смежного сотрудника

меньше 1 дня

показывает, работает ли правило срока

Заявки, отклонённые по формальным причинам

меньше 5%

показывает качество пакета документов

Разбор слабых мест — одним файлом

То же, что на этой странице, в виде документа: можно распечатать, показать сотрудникам, разметить на совещании. Что внутри:

Расчёт нагрузки против ёмкости двух человек — откуда берётся нехватка 50–90 часов
Пять типов потерь с ценой каждого и списком мер, которые её лечат
12 узких мест: как сейчас, чем грозит при 30+ в месяц, что делать, эффект, сложность, приоритет
Сводная таблица и ответ, что даст больше поданных заявок тем же составом
Четыре показателя, по которым через месяц видно, стало лучше или нет

Скачать разбор Файл Word, открывается и печатается

Откуда цифры и что здесь оценка, а не факт

Факт: правила площадок — сверены с публичными страницами Bidzaar и B2B-центра, ссылки в разделе «Схема процесса».
Оценка: все часы, доли и прибавка заявок. Это отраслевая практика при 30+ процедурах в месяц, а не замер вашей работы — у вас пока ничего не измерялось.
Все цифры даны диапазоном. После первого месяца по реестру их надо пересчитать по факту — тогда и приоритеты можно уточнить.
В папке файлов лежал договор аренды квартиры — к тендерному процессу отношения не имеет, в работу не брался.

3Регламент для сотрудников

Готов

Документ, который можно распечатать и раздать двум сотрудникам. Версия 1.0 — рабочая: правится по итогам первого месяца применения.

Регламент работы с тендерами (Bidzaar, B2B-центр)

11 разделов на 6 страниц. Что внутри:

Шесть правил, которые не обсуждаются — от них зависит всё остальное
Зоны ответственности: кто чем владеет постоянно, а не «по поручению»
Таблица сроков: что и к какому дню передаётся между двумя сотрудниками
Работа по пяти этапам — кто, что и в какой срок
Чек-лист подачи заявки: 26 пунктов, любой «нет» — заявка не уходит
Что делать при выигрыше и что при проигрыше или отклонении
Контроль подписи для B2B-центра, сроки годности документов, поля реестра

Скачать регламент Файл Word, открывается и печатается Или прочитать прямо в браузере →

Три правила, ради которых написан документ

1 Ни одна процедура не существует вне реестра

Решили «идём» — в ту же минуту появилась строка в общей таблице. Нет строки — работы нет и спросить не с кого.

2 У любой передачи задачи есть дата

Результат от смежного сотрудника нужен за 1 рабочий день до окончания приёма заявок, по договорам — за 2 дня до срока подписания. Запрос без даты не принимается.

3 Нет утверждённой предельной цены — на торги не выходим

Лимит утверждается вместе с решением «идём», а не в день торгов. Тогда на торгах может подстраховать второй сотрудник: решений принимать не нужно.

Сроки внутри компании — наши нормативы под объём более 30 процедур в месяц, а не замер вашей работы. Через месяц работы по реестру их надо пересчитать по факту. Правила площадок в документе сверены с их публичными страницами, дата проверки указана.

4Реестр тендеров в Excel

Реестр, справочники и дашборд работают

Та самая общая таблица, без которой не работает регламент: одна строка — одна закупка, от появления в ленте площадки до оплаты по договору. Скачивается и открывается в Excel как обычный файл, без макросов и без предупреждений безопасности.

Реестр тендеров.xlsx — 7 листов

Что делает лист «Реестр», когда вы в него пишете:

Номер строки ставится сам — как только в строке появились первые данные
Выпадающие списки в 16 колонках: площадка, заказчик, поставщик, сотрудники, статус закупки, приоритет, статус КП, валюта, обеспечение и его статус, статус подачи, результат, причина, статус исполнения
Статус закупки — 15 значений из задания: новая, на рассмотрении, не участвуем, взята в работу, готовится заявка, заявка подана, переговоры, переторжка, работа комиссии, выиграна, проиграна, отменена заказчиком, договор заключён, договор исполняется, исполнен/закрыт
Заказчика и поставщика вписать руками нельзя — только выбрать из справочника. Excel отклонит ввод и подскажет, что название сначала надо завести на нужном листе
Цена КП в рублях считается сама: в рублях — сумма как есть, в долларах — умножается на «Курс ЦБ USD/RUB» с листа «Справочники». Поменяли валюту — цифра пересчиталась
Строка красится по статусу: серый — новая, синий — в работе, жёлтый — торги и комиссия, зелёный — выиграна и договор, красный — проиграна или отменена
Дата окончания подачи горит красным, когда до неё меньше трёх дней, а заявка ещё не подана
Обязательные поля не дают себя пропустить: сумма обеспечения при «Нужно», ссылка на заявку при «Подана», дата переторжки при статусе «Переторжка», причина при проигрыше и отмене
Деньги — с рублём, даты — в виде 25.08.2026, снижение цены — в процентах

Что уже работает на остальных листах:

Заказчики — ИНН, название, юридический адрес, контактное лицо, телефон, почта, регион. Шесть записей для примера, дальше пустые строки под своих. Вписали нового заказчика — он тут же есть в выпадающем списке реестра, настраивать ничего не надо
Поставщики — то же самое плюс категория товара или услуги. Тоже шесть примеров
Договоры — номер и дата договора, номер процедуры, заказчик, поставщик, предмет, сумма, срок исполнения, статус, дата оплаты, комментарий. Номер процедуры выбирается из реестра — так договор привязан к своей закупке. Если заказчик в договоре не тот, что в реестре по этой закупке, ячейка загорается красным. Просроченный срок по незакрытому договору — тоже красным
Справочники — «Курс ЦБ USD/RUB» в жёлтой ячейке, 15 статусов с цветами, причины отказа от участия и причины проигрыша и отмены, сотрудники, приоритеты и остальные списки
Дашборд — считает сам по реестру, вписывать туда нечего: воронка по этапам (сколько закупок и на какую сумму НМЦ стоит на мониторинге, в подготовке, на подаче, на подведении итогов и в договорах), результаты — выиграно, проиграно, отменено заказчиком, сумма договоров и % побед (выигранные от числа закупок, у которых есть результат), и суммы НМЦ и договоров по каждому из 15 статусов. Поменяли статус или сумму в реестре — цифры на дашборде сразу другие. Лист закрыт от правки, чтобы формулу нельзя было случайно затереть (снимается без пароля)
Инструкция — таблица по всем 39 колонкам реестра: кто заполняет (тендерный специалист, руководитель или «считается само»), на каком этапе и что именно писать. Ниже — «С чего начать новому сотруднику», список обязательных полей, раздел про «Курс ЦБ USD/RUB» (где лежит, как обновить, на что влияет), перечень того, что считается само, и как реестр связан с договорами и справочниками. Написано простыми словами, без английских терминов

Скачать реестр Файл Excel, открывается без предупреждений

Курс на листе «Справочники» — 85,6007 ₽ за доллар на 29.08.2026 (официальный курс Банка России), меняется вручную в одной жёлтой ячейке — все цены в рублях пересчитаются сразу. Списки и подсветка заранее заведены на 200 строк; справочники заказчиков и поставщиков — на 150 названий каждый. Записи заказчиков и поставщиков в файле — вымышленные, для примера: замените их своими. В реестре лежат 7 демонстрационных закупок (в предмете закупки написано «ДЕМО») — по одной на каждый этап: только нашли, взяли в работу, готовим заявку, подали, переторжка, проиграли, выиграли и заключили договор. По ним видно цветную подсветку и цифры на дашборде: 30 830 000 ₽ по НМЦ, 1 победа из 2 закупок с результатом, это 50 %, договоров на 5 950 000 ₽. Выигранная закупка заведена и на листе «Договоры» — номер, заказчик, поставщик и сумма там те же, что в реестре. Начиная работать, выделите строки 3–9 и удалите их целиком (правой кнопкой → «Удалить строки») — тогда формулы в остальных строках останутся на месте.